Privacyverklaring

Deze privacyverklaring beschrijft hoe Animeta persoonsgegevens verwerkt bij het gebruik van de app, website en gekoppelde diensten.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens is Animeta BV, gevestigd aan De Gilden 23 B, 9247CX Ureterp, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99681897. Privacyvragen en verzoeken met betrekking tot de uitoefening van privacyrechten kunnen worden ingediend via de contactgegevens op animeta.app of via de supportkanalen in de app.

2. Welke gegevens wij verwerken

3. Medische gegevens van dieren

Animeta kan medische en gezondheidsgegevens van dieren verwerken omdat gebruikers die gegevens zelf invoeren, uploaden of laten scannen. Deze gegevens worden verwerkt om gekozen functies te leveren, zoals dossierbeheer, documentopslag, planning, waarschuwingen en vaccinatieherinneringen.

Animeta gebruikt deze gegevens niet om zelfstandig medische diagnoses te stellen of behandeladvies te geven.

4. Grondslagen

Animeta verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. Afhankelijk van de betreffende verwerking kan Animeta zich baseren op:

•  Uitvoering van de overeenkomst: wanneer verwerking noodzakelijk is om de door de gebruiker gevraagde functionaliteiten te leveren, waaronder accountbeheer, dierbeheer, documentopslag, planning, delen van gegevens en het leveren van optionele AI-functionaliteiten;
•  Toestemming: wanneer de gebruiker toestemming geeft voor een specifieke verwerking, bijvoorbeeld voor bepaalde apparaatpermissies, locatiefunctionaliteiten of andere verwerkingen waarvoor toestemming wettelijk vereist is. Toestemming kan te allen tijde voor de toekomst worden ingetrokken;
•  Gerechtvaardigd belang: onder meer voor beveiliging, fraudepreventie, misbruikbestrijding, technische foutoplossing en het verbeteren van de betrouwbaarheid en veiligheid van Animeta, voor zover de belangen of fundamentele rechten en vrijheden van betrokkenen niet zwaarder wegen;
•  Wettelijke verplichting: wanneer verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale, administratieve of andere wettelijke bewaarplichten.

Indien persoonsgegevens voor een ander doel worden verwerkt dan waarvoor zij oorspronkelijk zijn verzameld, beoordeelt Animeta vooraf of deze verdere verwerking verenigbaar is met het oorspronkelijke doel of dat daarvoor een afzonderlijke grondslag vereist is.

5. Waarvoor wij gegevens gebruiken

• aanmaken, beveiligen en beheren van accounts;
• opslaan, tonen, synchroniseren en delen van diergegevens;
• uploaden, downloaden en offline beschikbaar maken van documenten;
• versturen van pushnotificaties, reminders en alerts;
• zoeken van dierenartsen, providers, KVK-profielen en plaatsen;
• leveren van optionele AI-functies, waaronder chat, semantisch zoeken, samenvatten en vraagbeantwoording over accountgegevens;
• genereren van PDF's en afspraakverzoeken;
• klantenservice, foutoplossing, logging en beveiliging;
• voldoen aan wettelijke verplichtingen en afhandelen van rechtenverzoeken.

6. Delen van gegevens

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de dienst, wanneer de gebruiker daarvoor kiest, wanneer een verwerker namens ons werkt, of wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wanneer een externe dienstverlener persoonsgegevens namens Animeta verwerkt als verwerker, sluit Animeta met deze partij voor zover wettelijk vereist een verwerkersovereenkomst overeenkomstig artikel 28 AVG. Externe dienstverleners mogen persoonsgegevens uitsluitend verwerken overeenkomstig de toepasselijke afspraken en instructies, behoudens voor zover zij op grond van toepasselijk recht zelfstandig verantwoordelijk zijn voor een verwerking.

Gegevens kunnen worden gedeeld met:

• hosting-, database-, opslag- en backendproviders;
• authenticatieproviders, zoals Authentik of een vergelijkbare OIDC-dienst;
• pushnotificatiediensten, zoals Expo, Apple Push Notification service en Firebase Cloud Messaging;
• kaart-, locatie- en bedrijvendatadiensten, zoals Google Places en KVK/Data Gateway;
• AI-, embedding-, zoekindex- en vector database providers wanneer de optionele AI-module wordt gebruikt;
• gebruikers of dienstverleners met wie de gebruiker gegevens deelt;
• support-, beveiligings- en monitoringtools;
• bevoegde instanties als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

7. Internationale doorgifte

Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt door leveranciers of dienstverleners die buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”) zijn gevestigd of vanuit een land buiten de EER toegang hebben tot persoonsgegevens.

Indien persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft vastgesteld, kan Animeta zich op dat besluit baseren. Indien geen adequaatheidsbesluit van toepassing is, gebruikt Animeta waar vereist passende waarborgen, zoals de door de Europese Commissie vastgestelde Standard Contractual Clauses, eventueel aangevuld met aanvullende technische en organisatorische maatregelen.

Gebruikers kunnen contact opnemen met Animeta voor meer informatie over de waarborgen die op een relevante internationale doorgifte van toepassing zijn.

8. Bewaartermijnen

Animeta stelt bewaartermijnen vast aan de hand van de aard van de gegevens, het doel van de verwerking, de duur van de gebruikersrelatie, wettelijke bewaarplichten, de belangen van andere gerechtigde gebruikers en de noodzaak gegevens tijdelijk te bewaren voor beveiliging, fraudepreventie, geschillen of de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen, waaronder authenticatie, beveiligde verbindingen, tokenopslag, toegangscontrole, logging met redactie van gevoelige velden, backend-gegeven presigned URLs voor documenttransfers en beperking van publieke secrets in de mobiele app.

Geen enkele dienst is volledig vrij van risico. Gebruikers moeten hun apparaten, toegangscodes en accounts zorgvuldig beveiligen. De beveiligingsmaatregelen worden periodiek geëvalueerd en waar passend aangepast aan technische ontwikkelingen, de aard van de verwerking en de daarmee samenhangende risico's.

9A. Datalekken

Indien zich een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoet, beoordeelt Animeta het incident overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving. Indien sprake is van een wettelijke meldplicht, meldt Animeta de inbreuk binnen de toepasselijke termijn aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Wanneer een inbreuk waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, informeert Animeta de betrokkenen voor zover en op de wijze waarop dit op grond van toepasselijke wetgeving vereist is.

10. Rechten van gebruikers

Afhankelijk van de toepasselijke wetgeving kan de gebruiker verzoeken om:

• inzage in persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste gegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van verwerking;
• het ontvangen van daarvoor in aanmerking komende persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en, waar wettelijk van toepassing, het rechtstreeks laten overdragen daarvan aan een andere verwerkingsverantwoordelijke;
• bezwaar tegen verwerking;
• intrekking van toestemming voor toekomstige verwerking;
• het indienen van een klacht bij een toezichthouder.

Verzoeken kunnen worden ingediend via animeta.app of via de supportkanalen in de app. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker te controleren. Niet ieder recht is in alle omstandigheden van toepassing. Animeta beoordeelt een verzoek overeenkomstig de AVG en kan een verzoek geheel of gedeeltelijk weigeren wanneer daarvoor een wettelijke grond bestaat.

Animeta reageert in beginsel binnen één maand na ontvangst van een verzoek. Indien de AVG toestaat deze termijn te verlengen, wordt de betrokkene binnen de oorspronkelijke termijn geïnformeerd over de verlenging en de reden daarvan.

Indien Animeta redelijke twijfel heeft over de identiteit van de verzoeker, kan Animeta aanvullende informatie vragen die noodzakelijk is om de identiteit te bevestigen.

Animeta gebruikt de AI-module niet voor uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluitvorming waaraan voor gebruikers rechtsgevolgen zijn verbonden of die hen anderszins in aanmerkelijke mate treft, zoals bedoeld in artikel 22 AVG.

AI-functionaliteiten

kunnen informatie, samenvattingen of suggesties genereren, maar de gebruiker blijft zelf verantwoordelijk voor beslissingen die naar aanleiding daarvan worden genomen.

11. Accountverwijdering

Gebruikers kunnen verwijdering van hun account aanvragen via de in-app functie of via de daarvoor beschikbare webprocedure. Accountverwijdering houdt in beginsel in dat de gebruikersidentiteit en toegang tot het account worden verwijderd of gedeactiveerd en dat de aan het account gekoppelde persoonsgegevens worden verwijderd, geanonimiseerd of ontkoppeld, voor zover verdere verwerking daarvan niet noodzakelijk of wettelijk toegestaan is.

Het verwijderen van een Animeta-account en het uitoefenen van het recht op gegevenswissing op grond van artikel 17 AVG zijn niet noodzakelijk hetzelfde. Een verzoek tot accountverwijdering wordt tevens als verzoek tot gegevenswissing behandeld voor zover dit uit het verzoek blijkt of wettelijk vereist is. Bepaalde gegevens kunnen worden bewaard indien en voor zover verdere verwerking noodzakelijk is vanwege wettelijke verplichtingen, beveiliging, fraudepreventie, de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen, of andere toepasselijke wettelijke uitzonderingen op het recht op gegevenswissing.

Diergegevens, medische records, documenten en andere gedeelde gegevens kunnen daarnaast geheel of gedeeltelijk beschikbaar blijven indien deze tevens rechtmatig worden gebruikt of beheerd door andere gerechtigde gebruikers. Voor zover dergelijke gegevens aan het verwijderde account zijn gekoppeld, worden persoonsgegevens van de betreffende gebruiker verwijderd, geanonimiseerd of ontkoppeld voor zover verdere koppeling aan die gebruiker niet noodzakelijk is.

Voor zover AI-indexen, embeddings, vector-databaserecords of andere technisch afgeleide gegevens herleidbaar zijn tot het verwijderde account en geen geldige grondslag voor verdere verwerking bestaat, worden deze verwijderd, ontkoppeld of opnieuw opgebouwd overeenkomstig de technische verwijderprocedure van Animeta.

12. Kinderen

Animeta is niet primair gericht op kinderen. Indien voor het gebruik van Animeta door een minderjarige op grond van toepasselijke privacywetgeving toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger vereist is, dient deze toestemming rechtsgeldig te zijn verkregen.

Indien Animeta constateert of redelijkerwijs vermoedt dat persoonsgegevens van een minderjarige worden verwerkt zonder de wettelijk vereiste toestemming, kan Animeta passende maatregelen nemen, waaronder het beperken of beëindigen van de toegang tot het account en, voor zover wettelijk vereist, het verwijderen van de betreffende persoonsgegevens.

Ouders en wettelijke vertegenwoordigers die vermoeden dat persoonsgegevens van een minderjarige zonder de vereiste toestemming door Animeta worden verwerkt, kunnen contact opnemen met Animeta via de in deze Privacyverklaring genoemde contactkanalen.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij gebruikers via de app, website of e-mail.

14. Contact en klachten

Privacyvragen kunnen worden gesteld via animeta.app of via de supportkanalen in de app. Gebruikers in de EU kunnen daarnaast een klacht indienen bij hun nationale privacytoezichthouder.

AI-module

Animeta kan optionele AI-functies aanbieden waarmee gebruikers in natuurlijke taal vragen kunnen stellen over gegevens in hun eigen Animeta-account. Deze functies kunnen bijvoorbeeld helpen bij het terugvinden, samenvatten of combineren van dierprofielen, documenten, vaccinatieregistraties, planning, dagelijkse logs, zorglijsten en andere gegevens waarvoor de gebruiker toegang heeft.

Optioneel gebruik

De AI-module is optioneel. Gebruikers kunnen Animeta blijven gebruiken zonder de AI-module te activeren, tenzij een specifieke toekomstige functie duidelijk als AI-functie wordt aangeboden. Wanneer een gebruiker de AI-module gebruikt, kunnen relevante accountgegevens worden verwerkt om de vraag te beantwoorden.

Transparantie

Wanneer een gebruiker met een AI-functie werkt, maakt Animeta duidelijk dat de gebruiker met een geautomatiseerd AI-systeem of AI-ondersteunde functie communiceert. AI-antwoorden kunnen worden gegenereerd op basis van de vraag van de gebruiker, beschikbare accountgegevens, zoekresultaten, embeddings, systeeminstructies en technische context.

Embeddings en vector databases

Om relevante gegevens terug te vinden, kan Animeta tekst, metadata of fragmenten uit accountgegevens omzetten naar embeddings. Embeddings zijn technische representaties waarmee een zoekindex of vector database inhoud kan terugvinden die lijkt op de vraag van de gebruiker. Embeddings kunnen nog steeds als persoonsgegevens worden behandeld wanneer zij aan een gebruiker, account, dier, document of ander record gekoppeld zijn.

Geen professioneel advies

AI-antwoorden zijn uitsluitend bedoeld als hulpmiddel voor zoeken, samenvatten en organiseren van informatie. Zij vormen geen medisch, veterinair, juridisch, financieel, verzekerings-, stamboek-, wedstrijd- of ander professioneel advies. Gebruikers moeten belangrijke beslissingen altijd zelf controleren en waar nodig een gekwalificeerde professional raadplegen.

Controle door gebruiker

AI kan fouten maken, informatie missen of context verkeerd interpreteren. Gebruikers blijven verantwoordelijk voor controle van AI-antwoorden aan de hand van originele documenten, geregistreerde gegevens, eigen administratie en professionele bronnen. Animeta garandeert niet dat AI-antwoorden volledig, juist, actueel of geschikt zijn voor een specifiek doel.

Training van AI-modellen

Animeta gebruikt persoonlijke accountgegevens, diergegevens, medische gegevens, documenten, prompts of AI-antwoorden niet voor het trainen van algemene AI-modellen, tenzij de gebruiker daarvoor vooraf uitdrukkelijk toestemming geeft of de gegevens zodanig zijn geanonimiseerd dat zij niet meer herleidbaar zijn tot een persoon, account, dier of document.